会議が予定より長引くと、参加者はその後の作業にも取りかかりにくくなります。ただ、時間だけを短くして、必要なことを決められなければ意味がありません。
会議時間を短くするには、話す速さよりも議題を絞り、決め方を明確にすることが大切です。準備から終了後まで、取り入れやすい工夫を紹介します。
会議前に「何を決めるか」を一文で書く
会議を開く前に、終了時にどうなっていればよいかを書いておきます。たとえば「新しい案を三つ出す」「二つの案から採用するものを決める」といった形です。
「企画について話す」だけでは、意見を出す会議なのか、結論を出す会議なのかが分かりません。目的が一文で書けると、話題が広がったときにも戻りやすくなります。
目的が決まったら、参加者には次の三つを共有します。
- 今回決めたいこと
- 判断に必要な資料や前提
- 事前に見てほしい箇所
資料が長い場合は、特に確認してほしいページを示しましょう。会議中に資料を最初から読み上げる時間を減らせます。
参加者も、議題に合わせて考えます。判断する人、必要な情報を持つ人、決定後の作業を担当する人など、役割が分かると意見を求めやすくなります。関係者全員が毎回出席する必要があるかも見直してみてください。
議題を詰め込みすぎない
話したいことをすべて一度に入れると、重要な議題を扱う前に時間がなくなることがあります。限られた時間で決める必要がある議題から順に並べましょう。
たとえば「来週公開する案を決める」と「来月の企画について意見を集める」があるなら、期限の近い前者を先に扱います。その場で決めなくても支障がない内容は、別の機会に回す選択もできます。
議題の優先順位を考える際は、「やることが多すぎるときの優先順位の決め方」で紹介している考え方も役立ちます。
進捗の共有だけが目的なら、文章で済ませられるかも検討してみてください。一方、認識のずれをその場で解消したいときや、複数人で判断する必要があるときは、会議のほうが進めやすい場合もあります。内容に合わせて共有方法を選ぶことも、会議時間を減らす工夫です。
会議中は議題ごとに時間の目安を置く
会議を始めるときに、終了時刻と議題の順番を確認します。たとえば30分の会議なら、最初の5分で前提を揃え、次の20分で主要な議題を話し、最後の5分で決定事項を確認する、といった配分です。
時間の目安は、発言を急がせるためのものではありません。一つの話題に時間を使いすぎて、結論の確認ができなくなるのを防ぐために設けます。
特に意見が分かれそうな議題は、最初に判断の基準を確認すると進めやすくなります。費用を優先するのか、作業のしやすさを優先するのかが曖昧なままでは、案だけを比べても結論が出にくいためです。
話が広がったら、議題に戻す
関連する意見でも、今決める内容から離れている場合があります。そのときは「その点は別に確認し、今は案を選ぶところまで進めましょう」と整理します。
出た意見を記録しておけば、必要になったときに改めて扱えます。進行役を決めておくと、話題を戻す声もかけやすくなります。
結論が出ない場合は、時間を延ばす前に理由を確かめましょう。判断材料が足りないのか、決定する人がいないのか、それとも意見の違いが残っているのか。理由が分かれば、追加で調べることや次に集まる必要性を判断できます。
最後に「誰が・何を・いつまでに」を確認する
会議の終わりに、決まったことと、まだ決まっていないことを分けて確認します。作業が残る場合は、担当者・作業内容・期限まで具体的にしておきましょう。
たとえば「資料を修正する」だけでは、どの資料を誰が直すのか分かりません。「田中さんが見積表の金額を修正し、金曜までに共有する」のように確認すると、次の行動が明確になります。
決定事項を短く書いて参加者に共有すれば、後から同じ確認を繰り返す手間も減らせます。長い議事録を作るのが負担なら、まずは「決まったこと」「担当と期限」「保留したこと」に絞って残してもよいでしょう。
保留した議題には、必要な情報と次に判断する時期も添えます。「次回また話す」だけで終わらせないことが、同じ議論の繰り返しを防ぐポイントです。
まとめ
会議時間を短くするには、会議中の進め方だけでなく、始める前の準備と終わり方も見直す必要があります。まずは「何を決める会議か」を一文にし、優先度の高い議題に時間を使えるようにしましょう。
会議中は議題ごとに時間の目安を置き、話が広がったら目的に戻します。結論が出ないときも、足りない情報を確認すれば次の行動につなげられます。
最後に決定事項と担当・期限を確かめるところまでが会議です。すべてを一度に変える必要はありません。次の会議では、終了前の5分を決定事項の確認に使うことから試してみてください。
コメント