仕事をしていると、メモ、ファイル、メール、Webページなど、さまざまな情報が増えていきます。
きれいに整理しようとして細かく分類したものの、後から「どこに保存したか分からない」となることもあります。
情報整理で大切なのは、細かく分けることではありません。必要な情報をあとから迷わず見つけられる状態にすることが目的です。
情報整理が苦手になる原因
情報が整理できないと感じる原因の一つは、保存先や分類方法が毎回変わることです。
ある資料はデスクトップ、別の資料はクラウド、メモは複数のアプリという状態になると、探す場所が増えてしまいます。
さらに「仕事」「資料」「重要」など分類を細かく作りすぎると、保存するときにも迷います。
整理するためのルールが複雑すぎると、整理そのものが負担になるということです。
情報整理がラクになる5つのコツ
最初からすべての情報を整理し直す必要はありません。
普段よく使うものから、少しずつルールを決めてみましょう。
1．保存する場所をできるだけ絞る
同じ種類の情報を複数の場所へ保存すると、後から探す範囲が広がります。
仕事のファイルはこのフォルダ、簡単なメモはこのアプリというように、情報の種類ごとに基本の保存先を決めると分かりやすくなります。
例外があっても問題ありません。まずは「基本的にはここ」という場所を作ることが大切です。
2．分類を細かくしすぎない
フォルダを何階層にも分けると、どこへ入れるべきか迷うことがあります。
最初は「進行中」「保存」「確認待ち」など、大きな分類だけでも十分です。
必要になってから細かく分けるほうが、使わない分類を増やさずに済みます。
パソコン内のファイル整理から見直したい場合は、デスクトップを整理する基本的な考え方も確認してみてください。
3．ファイル名に意味を持たせる
「資料」「新しい資料」「最新版」といった名前では、後から内容を判断しにくくなります。
内容、案件名、日付など、必要な情報をファイル名へ入れておくと検索しやすくなります。
たとえば「見積書_A社_202609」のように、同じ種類のファイルで付け方を揃えるだけでも探しやすくなります。
4．一時的な置き場所を作る
すべての情報を、その場で正確に分類するのは大変です。
判断に迷ったものは「一時保存」などの場所へまとめておき、後から確認する方法もあります。
ただし、一時保存したまま増え続けると意味がないため、週に一度など確認するタイミングを決めておきましょう。
5．不要な情報は残しすぎない
情報は保存するだけでも増えていきます。
すでに使い終わった一時ファイルや、不要になったメモなどは、確認できたものから減らしていきます。
何でも残すより、今後使う可能性があるものを中心に残すほうが必要な情報を見つけやすくなります。
メモは一か所に集めると探しやすい
仕事中に思いついたことを、紙、スマホ、付箋、複数のアプリへ分けて記録すると、あとから探すのが大変になります。
特に簡単なメモは、できるだけ一つの場所へ集めておくと管理しやすくなります。
デジタルで気軽にメモをまとめたい場合は、Google Keepの使い方も選択肢になります。
整理方法は人によって違います。細かなルールを増やすより、自分が迷わず続けられる仕組みを優先しましょう。
一度決めた整理方法を変えてもいい
整理方法は、一度決めたらずっと守るものではありません。
仕事の内容が変われば、必要なフォルダやツールも変わります。
「最近この場所を探さなくなった」「保存するときに迷うことが増えた」と感じたら、ルールを簡単にしたり保存先をまとめたりして構いません。
今の自分が使いやすいかどうかを基準に見直しましょう。
まとめ
情報整理が苦手なら、細かく分類することから始める必要はありません。
保存場所を絞る、分類を増やしすぎない、ファイル名を揃える、一時置き場を作る、不要な情報を減らす。この5つだけでも整理しやすくなります。
大切なのは、見た目のきれいさではありません。
必要な情報を迷わず見つけられる仕組みを作ることを目標に、自分が続けやすい方法から試してみましょう。
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