やることは分かっているのに、気づけば予定より時間がかかっていたり、後回しの仕事が残っていたりすることがあります。
時間管理というと、細かなスケジュールを作るイメージがありますが、予定をびっしり埋める必要はありません。
大切なのは、限られた時間の中で「何を・いつやるか」を迷いにくくすることです。
時間管理がうまくいかない原因
時間管理が苦手だからといって、時間の使い方そのものが悪いとは限りません。
やることが多すぎる、作業時間を短く見積もっている、予定外の対応が入るなど、計画どおりに進まない理由はいくつもあります。
特に予定を詰め込みすぎると、一つ遅れただけで後の予定まで崩れやすくなります。
まずは、予定を増やすより「管理しやすい量にする」ことから考えてみましょう。
時間管理がラクになる5つの方法
すべてを一度に取り入れる必要はありません。
今困っていることに合いそうな方法から、一つずつ試してみましょう。
1．その日にやることを絞る
ToDoリストへ思いつく仕事をすべて並べると、何から始めるか迷いやすくなります。
まずは「今日やること」を3つ程度に絞り、それ以外は別の日へ回します。
仕事が多くて選べない場合は、期限や重要度を使って整理すると判断しやすくなります。
2．作業時間を少し長めに見積もる
30分で終わると思った仕事が、確認や修正を含めると45分かかることがあります。
予定を立てるときは、作業時間をぎりぎりに設定せず、少し余裕を持たせておきます。
予定より早く終われば、その時間を休憩や次の準備に使えるため、余白が無駄になるわけではありません。
3．やる時間を先に決める
「今日中にやる」だけでは、いつ始めるかを何度も考えることになります。
「午前中に資料作成」「15時からメール確認」のように、大まかな時間帯を決めておくと行動に移しやすくなります。
細かく分単位で予定を作る必要はありません。
スケジュールへ予定を入れて管理したい場合は、Googleカレンダーの活用方法も参考になります。
4．予定を詰め込みすぎない
一日の予定をすべて埋めてしまうと、電話や急な依頼などが入ったときに対応しにくくなります。
あらかじめ何も入れない時間を少し残しておけば、予定外の作業が入っても調整できます。
何も起きなければ、遅れている仕事や休憩に使えば問題ありません。
余白も予定の一部と考えると、スケジュールが崩れにくくなります。
5．一日の終わりに軽く振り返る
時間管理は、計画を作るだけでは自分に合っているか分かりません。
予定より時間がかかった仕事や、できなかった仕事を簡単に確認します。
「資料作成は30分では足りなかった」「午後は予定を入れすぎた」と分かれば、次の予定へ反映できます。
毎日細かく記録する必要はなく、予定と実際のズレを一つ確認する程度でも十分です。
時間どおりに進まなくても失敗ではない
予定を立てても、そのとおりに進まない日はあります。
急な仕事が増えたり、体調や集中力によって作業速度が変わったりするのは珍しいことではありません。
そこで予定をすべて守ろうとすると、かえって焦りや負担が増える場合があります。
予定が崩れたら、「何を削るか」「何を後日に回すか」を決めれば大丈夫です。時間管理は予定を守ることより、状況に合わせて調整するために使います。
自分に合わない管理方法は続けなくていい
手帳、カレンダー、ToDoアプリなど、時間を管理する方法はいろいろあります。
高機能なツールを使っても、入力すること自体が負担になれば続きません。
紙に3つだけ書くほうが分かりやすい人もいれば、スマホで予定を確認するほうが合う人もいます。
管理方法の多さより、迷わず続けられることを優先しましょう。
まとめ
時間管理が苦手なときは、細かな予定を作ることから始めなくても大丈夫です。
その日にやることを絞る、時間を少し長めに見積もる、やる時間を決める、予定に余白を作る、最後に軽く振り返る。この5つだけでも予定を整理しやすくなります。
大切なのは、一日を完璧に管理することではありません。
「何を・いつやるか」を分かりやすくして、必要に応じて調整することが、無理なく時間管理を続けるコツです。
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