効率化を始めたいと思っても、時間管理や整理整頓、便利なツールなど、選択肢が多いと迷ってしまいます。
最初の対象には、繰り返し発生し、負担を感じていて、小さく変えられる作業を選んでみましょう。
仕事全体を組み替える必要はありません。
身近な困りごとから一つを選び、方法を変えて、負担が減ったかを確かめるところから始めます。
最初は「毎回少し困っている作業」を探す
効率化の候補を探すときは、直近の仕事で手が止まった場面を振り返ります。
「忙しかった」だけで終わらせず、何をしていたかまで具体的にします。
たとえば、資料の保存場所を探したり、同じ案内文を毎回書き直したりする場面です。
候補は、思い浮かぶものを三つほど書けば十分です。
一日中の行動を細かく記録したり、すべての作業を洗い出したりするところまで広げなくても構いません。
書き方は、「メールが大変」よりも「日程調整の案内文を毎回考える」のようにします。
困っている場面が具体的になるほど、変える範囲も決めやすくなります。
一度しか発生しない大きな作業も改善対象にはなりますが、最初は試した方法を次の機会に確かめられる作業が候補です。
三つの基準で、最初の一つを選ぶ
候補が出たら、「繰り返し」「負担」「変えやすさ」で見比べます。
ここでの負担には、時間だけでなく、迷い、探し直し、やり直しも含めます。
| 選ぶ基準 | 自分に聞くこと | 候補にしやすい状態 |
|---|---|---|
| 繰り返し | 同じ場面がまたあるか | 日々、または定期的に発生する |
| 負担 | どこで困っているか | 探す・迷う・やり直す場面がある |
| 変えやすさ | 小さな範囲で試せるか | 自分の作業だけで試せて、元に戻せる |
三つとも当てはまる作業があれば、最初の対象にしてみましょう。
複数ある場合は、次に発生する機会が近く、準備の少ないものから選べます。
たとえば案内文を毎回書く負担があり、自分用の下書きを用意できるなら、小さく試す対象になります。
一方、部署全体の承認手順など、関係者との調整が必要なものは、個人で変えずに相談する課題として分けておきます。
この表は、仕事そのものの優先順位を決めるものではありません。
期限が迫った作業を後回しにしてまで、効率化に取り組む必要はありません。
ツールを選ぶ前に、減らしたい手間を決める
対象を選んだら、その作業のどの手間を減らしたいかを一文にします。
「メールを効率化する」ではなく、「毎回同じ案内文を組み立てる手間を減らす」という形です。
減らしたい手間が決まれば、用意するものも絞れます。
案内文なら、挨拶から締めの言葉までを下書きに残し、日時や相手の名前だけを書き換える方法が考えられます。
この段階では、専用のアプリを導入する必要があるかも含めて判断します。
手元のメモや、今使っている機能で試せるなら、そこから始めても構いません。
また、作業を速くする前に、重複している手順や、不要になった作業がないかも確認します。
ただし、目的が分からないからという理由だけで、確認や承認を省いてはいけません。
自分で判断できない手順は、必要な理由を担当者に確かめてから見直します。
一度に変えるのは、作業の一部分にする
試す方法は、次の一回で使える範囲まで小さくします。
案内文なら、あらゆる問い合わせに対応する文例集を作るより、よく送る案内を一種類だけ用意する形です。
準備の途中で項目を増やしたくなっても、まずは実際の作業で使ってみましょう。
使ってから足りない部分を直す進め方なら、必要か分からない準備を広げずに済みます。
試す前には、何が変われば役立ったと判断するかも決めます。
案内文なら「文章を最初から書かずに済むか」、資料整理なら「保存場所を迷わず選べるか」が確認点になります。
時間を測る場合も、作業時間だけでなく、準備や後片付けを含めて比べます。
操作だけ速くなっても、そのための管理に手間がかかっていれば、全体の負担は減っていない可能性があります。
結果は「続ける・直す・戻す」で判断する
試した後は、うまくできたかどうかだけでなく、元の困りごとがどう変わったかを確認します。
案内文の下書きなら、書く手間と、書き換え箇所を確認する手間の両方を見ます。
負担が減り、間違いも増えていなければ、その範囲で続けます。
使いにくい部分があれば、項目や手順を減らして試し直します。
準備ばかり増えるなら、元の方法へ戻しても構いません。
一回では違いが分からない場合は、似た条件の作業で再度確かめます。
方法を決めたら、対象の作業と変えた点、続けるかどうかを短く残しておくと、次に迷わず使えます。
細かな記録を続けることが負担になるなら、気づいた点を一行残す程度でも大丈夫です。
まとめ
効率化を何から始めるか迷ったら、繰り返し発生する身近な困りごとを探します。
負担があり、小さな範囲で変えられる作業を一つ選び、減らしたい手間を具体的にしましょう。
最初から仕組みを完成させず、一部分だけ変えて使い、準備や確認も含めてラクになったかを見ます。
合わなければ、直したり元に戻したりして構いません。
次に同じ作業をするとき、少し迷わず進められる形を一つ作ることが、効率化の出発点になります。
コメント