「やらないといけない」と分かっているのに、なかなか仕事を始められないことがあります。
先延ばしを減らすには、気合いややる気だけに頼るより、始めやすい状態を作ることが大切です。
大きな仕事も、最初の一歩まで小さくすると取りかかりやすくなります。
仕事を先延ばししてしまうのはなぜ？
先延ばしは、単純に「やる気がないから」とは限りません。
作業量が多く見えたり、何から始めればよいか分からなかったりすると、最初の一歩が重くなります。
「資料を作る」のように作業の範囲が広いままだと、始める前に考えることも増えます。
やるべきことが曖昧なほど、取りかかりにくくなると考えて、まずは作業を具体的にしてみましょう。
仕事を先延ばししない5つの方法
すべてを一度に取り入れる必要はありません。
自分が先延ばししやすい場面に合いそうなものから試してみましょう。
1．最初の作業まで細かくする
「企画書を作る」ではなく、「ファイルを開く」「見出しを書く」「必要な資料を集める」まで分けます。
最初にすることが明確なら、作業を始めるまでの迷いを減らせます。
ゴールではなく最初の一手を決めるのがコツです。
2．まず5分だけ始める
長時間取り組もうとすると、それだけで負担に感じることがあります。
そんなときは「5分だけやる」と決めて始めます。
5分で終えても構いません。大切なのは、先延ばししている状態から一度抜けることです。
始めてみて続けられそうなら、そのまま作業を進めます。
3．締切までの途中地点を作る
締切が先だと、「まだ時間がある」と後回しにしやすくなります。
最終日だけを決めるのではなく、「今日は構成まで」「明日は下書きまで」のように途中地点を作ります。
一度に終わらせる必要がなくなり、進み具合も確認しやすくなります。
4．やる時間を先に決める
「時間ができたらやる」では、別の作業を優先してしまうことがあります。
重要な仕事なら、あらかじめ予定の中に作業時間を確保しておく方法もあります。
たとえば「10時から30分だけ」のように決めておけば、いつ始めるかを毎回考えずに済みます。
予定を細かく決めすぎる必要はありません。始める時間だけ決める方法でも十分です。
5．作業を邪魔するものを減らす
仕事を始めようとしたときに、通知や別のタブが目に入ると、そのまま別のことを始めてしまう場合があります。
集中したい時間だけ通知を切る、必要のないアプリを閉じるなど、作業前に環境を少し整えておきます。
集中力を保つ工夫については、原因別の対策もまとめています。
「あとでやる」を曖昧なまま残さない
今すぐ取りかかれない仕事もあります。
その場合は、「あとでやる」で終わらせず、いつ・何から始めるかを決めておくと忘れにくくなります。
たとえば「明日の午前中に資料を3つ確認する」としておけば、次にすることが明確です。
後回しにすること自体が悪いのではなく、何も決めないまま残しておくことが問題になりやすいのです。
「あとでやる」が増えやすい場合は、仕事を保留するときの考え方も確認してみてください。
先延ばしをゼロにする必要はありません。重要な仕事を放置しにくい仕組みを作り、必要なときに始められれば十分です。
どうしても進まない日は無理に詰め込まない
方法を工夫しても、疲れている日や集中できない日はあります。
そんなときまで無理に作業量を増やすと、さらに負担を感じることもあります。
「今日は最初の一つだけ終わらせる」など、目標を小さくしても問題ありません。
続けるためには、進める日と休む日の両方が必要です。
まとめ
仕事を先延ばししないために、強いやる気は必要ありません。
最初の作業を小さくする、5分だけ始める、途中の締切を作る、時間を決める、邪魔を減らすといった工夫で取りかかりやすくなります。
ポイントは、仕事を一気に終わらせようとしないことです。
「まず何をするか」を一つ決めるところから始めると、先延ばしを少しずつ減らせます。
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