便利な方法を取り入れたのに、設定や管理が増えて、かえって忙しく感じることはないでしょうか。
ラクルートでは、効率化を「必要な成果を保ちながら、繰り返す手間や無理を減らすこと」と考えています。
作業を速くすることも、そのための方法の一つです。
ただ、速さだけでは判断しにくい場面もあるため、何を変え、何を残すかを選ぶ４つの基準をまとめます。
ラクルートが効率化で目指していること
ラクルートのキャッチコピーは、「毎日の作業を、最短ルートでもっとラクに。」です。
ここで大切にしたいのは、目的に必要なことを押さえたうえで、余計な迷いややり直しを減らすことです。
たとえば、書類を探す手間が問題なら、入力を速くする工夫よりも、保存先を決めるほうが目的に合います。
片づけに区切りがつかないなら、収納用品を増やす前に、今日終える範囲を決める方法もあります。
困っていることと、変えることがつながっているかを、出発点にします。
作業時間が同じでも、意味のある改善はある
所要時間が変わらなくても、途中で迷う回数や、終わった後の確認の負担が減るなら、その変化にも価値があります。
毎回手順を思い出していた作業を、短いメモで確認できるようにするのも一つです。
一方で、短時間で終わっても、抜け漏れの修正や相手への説明が増える場合は、作業全体を見直す必要があります。
効率化の結果は、速さと、残った負担の両方で見ていきます。
効率化を選ぶときに使いたい４つの基準
方法の新しさや機能の多さよりも、自分の作業に合うかどうかを判断します。
ラクルートでは、次の４点を確認する考え方を大切にしています。
①減らしたい負担が具体的になっているか
「もっと効率よくしたい」だけでは、何が変わればよいのか分かりにくくなります。
「最新版の資料を探す」「同じ内容を何度も入力する」など、困る場面を言葉にしてみましょう。
先に負担を決めておくと、便利そうな機能があっても、その問題に関係するかを判断できます。
解決したいことが一つなら、仕組み全体を入れ替える必要がない場合もあります。
②必要な品質や確認を保てるか
手順を減らすときは、その手順が何のためにあるのかを確認します。
見た目を整える作業と、金額や宛先を確認する作業では、省いたときの影響が違います。
仕事なら、受け取る人が必要とする内容や、守るべき期限も基準に含めます。
必要な確認を残したうえで、重複した入力や探し直しなどを減らす順番で考えましょう。
③準備・管理・相手の手間まで見ているか
新しい仕組みには、初期設定や情報の更新、使い方の共有が必要になることがあります。
繰り返す作業なら準備の手間をかける意味がありますが、一度だけの作業では負担が大きい場合もあります。
また、自分の入力が減っても、受け取る人の転記や問い合わせが増えていないかを確認します。
共同作業では、受け渡しまで含めた流れを見て、関係する人と方法を調整します。
④普段の生活や作業の中で維持できるか
忙しい日にも扱えるか、担当が変わっても分かるかなど、通常の使い方を想像します。
毎回細かい分類が必要な仕組みより、大まかな分類だけで探せる方法が合う人もいます。
ルールを守ることに追われる場合は、項目や手順を減らしてみてください。
使う頻度や仕事の内容が変わったときには、以前合っていた方法も見直して構いません。
「変える・残す・やめる」を選ぶ確認表
すべての作業を効率化しようとせず、作業の役割に合わせて対応を選びます。
次の表は、見直しの方向を決めるための整理例です。
| 作業の状態 | 見直しの方向 | 確認したいこと |
|---|---|---|
| 必要な作業だが、同じ入力を繰り返している | 方法を変える | 共通部分を再利用できるか |
| ミスを防ぐために必要な確認がある | 確認を残す | 確認箇所を分かりやすくできるか |
| 目的がなくなった作業を続けている | 中止や頻度変更を相談する | 今も必要とする人がいるか |
| 管理項目が多く、更新が追いつかない | 仕組みを小さくする | 判断に使っていない項目はないか |
| 手間をかけること自体を楽しんでいる | 本人の希望で残す | その時間に困っているか |
仕事で決められた作業は、必要性が分からなくても自己判断で省かず、目的や変更できる範囲を確認します。
表から見直しの候補を選び、誰と何を確認するかまで決めると、具体的な改善につなげられます。
好きでかけている時間は、残してよい
コーヒーをいれる、手帳を書く、料理をするといった時間は、完成までの速さ以外にも意味があります。
本人が楽しんでいて負担に感じていないなら、短縮を優先する必要はありません。
同じ作業でも、余裕のある日は丁寧に行い、忙しい日は簡単な方法を選ぶ使い分けもできます。
時間がかかることと、困っていることを分けて考えるのが、ラクルートの立場です。
効率化した後に、何が変わったかを確かめる
方法を変えたら、最初に言葉にした困りごとへ戻って確認します。
資料の保存先を決めたなら、次に必要になったときに見つけられたか、最新版を迷わず選べたかを見ます。
同時に、保存のたびに手間が増えていないかも確かめましょう。
合わない部分があれば、分類を減らす、一部だけ使う、以前の方法へ戻すといった調整ができます。
短縮できた時間の使い道にも、本人の希望や仕事上の条件があります。
次の作業に使うだけでなく、確認を丁寧に行う、予定に余白を持たせるなど、減らした負担をどう生かすかまで考えたいところです。
必要なことを大切にできる方法を選ぶ
ラクルートが考える効率化は、必要な成果を保ちながら、毎日の手間や無理を減らすための工夫です。
目的、必要な品質、全体の手間、続けやすさの４つを見て、自分の作業に合うかを判断します。
変えるほうがよい作業もあれば、確認や楽しみとして残したい時間もあります。
「何を減らせるか」と一緒に、「何を大切に残したいか」も考えることが、無理のない効率化につながります。
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