やることが多すぎると、どれから始めればよいか分からなくなることがあります。
急ぎの仕事、後回しにしていた作業、細かな用事が頭の中に混ざると、考えているだけで時間が過ぎてしまいます。
そんなときは、すべてを順番に片付けようとせず、今やるべきものを選ぶことが大切です。
やることが多いほど判断しにくくなる
作業が増えると、一つひとつの内容だけでなく、期限や重要度も同時に考える必要があります。
その結果、簡単な作業から手を付け続けたり、目についたものを優先したりして、本当に必要な作業が後回しになることがあります。
優先順位を決める目的は、完璧な順番を作ることではありません。次に取りかかる作業を迷わず選べる状態を作ることです。
優先順位を決めるときは、作業量の多さだけで判断しません。期限、周囲への影響、重要度を確認し、今必要なものから選びます。
優先順位を決める5つのステップ
やることが多いときは、頭の中だけで整理しようとせず、順番に確認していきます。
難しい管理方法を使う必要はありません。紙やメモアプリに書き出しながら進めましょう。
1．やることをすべて書き出す
最初に、今気になっている作業を一か所へ書き出します。
仕事、連絡、買い物などが混ざっていても構いません。頭の中に残したままにせず、確認できる形にすることが目的です。
この段階では、順番や分類を細かく考える必要はありません。
2．期限が決まっているものを確認する
次に、提出日や回答期限など、時間が決まっている作業を確認します。
期限が近いものは優先度が上がりますが、すべてを急ぎとして扱う必要はありません。今日中なのか、今週中なのかを分けるだけでも整理しやすくなります。
期限が曖昧な依頼は、相手へ確認することも必要です。
3．遅れたときの影響を考える
同じ期限でも、遅れたときの影響は作業によって異なります。
自分だけで完結する作業より、ほかの人の作業を止めているものや、予定全体に影響するものを先に進めたほうがよい場合があります。
誰かを待たせている作業や、後の工程につながる作業がないか確認しましょう。
4．今日やるものを3つ程度に絞る
すべての作業へ優先順位を付けても、一日にできる量には限りがあります。
今日取り組むものを3つ程度に絞り、その中から最初の一つを決めます。残りは「余裕があれば進めるもの」として分けておきます。
予定を詰め込みすぎるより、終えられる量を選ぶことが大切です。
5．やらないものも決める
優先順位を付けるときは、後回しにするものも決めます。
期限を変更する、人へ任せる、内容を簡単にする、今はやらないと決めるなど、選択肢はいくつかあります。
すべてを自分で抱えたままでは、優先順位を付けても作業量は減りません。
「すぐ終わる作業」ばかり選ばない
短時間で終わる作業は、達成感を得やすく、取りかかりやすいものです。
ただし、メール確認や細かな修正ばかり先に進めると、時間のかかる重要な作業が残り続けます。
簡単な作業を先に行う場合は、数や時間を決めておきましょう。たとえば「10分だけ返信する」と区切り、その後は重要な作業へ移ります。
予定どおり進まないときは組み直してよい
急な依頼や予定変更があれば、朝に決めた優先順位が合わなくなることもあります。
その場合は、予定を守ることにこだわらず、期限と影響をもう一度確認します。優先順位は、一度決めたら変えてはいけないものではありません。
また、予定が毎日のように崩れる場合は、最初から余白を残す方法もあります。作業時間をすべて埋めず、急な対応に使える時間を確保しておきましょう。
まずは最初の一つを決めよう
やることが多すぎるときに、すべてを一度で整理する必要はありません。
まずは書き出し、期限と影響を確認して、今日やるものを絞ります。そのうえで、最初に取りかかる一つを決めましょう。
優先順位は、全部を終わらせるためではなく、迷う時間を減らすためのものです。
完璧な順番を作ろうとせず、今の状況に合う順番から始めてみましょう。
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