ToDoリストを作ったのに、数日すると見なくなったり、未完了の項目ばかり増えたりすることがあります。
そんな状態になると「自分にはタスク管理が向いていない」と感じるかもしれません。しかし、原因はToDoリストそのものではなく、作り方や使い方にある場合があります。
大切なのは、きれいなリストを作ることではありません。次に何をすればよいか分かる状態を作ることです。
ToDoリストは作るだけでは役に立たない
ToDoリストの目的は、やることを書き出して安心することではありません。
作業するときに見返し、終わったものを消し、必要に応じて内容を調整していくことで初めて役立ちます。
リストを作ること自体に時間をかけすぎると、本来進めたい作業が後回しになることもあります。
ToDoリストで失敗しやすい5つの共通点
ToDoリストが続かない人には、いくつか似た使い方があります。
すべてを直す必要はありません。自分に当てはまるものがないか、一つずつ確認してみましょう。
1．やることを細かく書きすぎる
作業を細かく分けることは便利ですが、分けすぎるとリストそのものが長くなります。
「資料を開く」「フォルダを作る」「画像を保存する」まで一つずつ登録すると、管理する項目ばかり増えてしまいます。
作業を分けるときは、自分が迷わず始められる大きさまでで十分です。
2．一日にできない量を入れている
思いついた作業をすべて今日のToDoへ入れると、終わらない項目が毎日残ります。
未完了の項目が増えるほど、リストを見ること自体が負担になりやすくなります。
今日取り組むものと、後日進めるものを分けておきましょう。一日にできる量には限りがあることを前提にするのがポイントです。
3．何をすればよいか分からない書き方になっている
「資料」「メール」「Webサイト」など、単語だけでは具体的な作業が分かりません。
あとから見返したときに考え直す必要があり、着手するまでに時間がかかります。
「資料の見出しを作る」「○○さんへ確認メールを送る」のように、行動が分かる言葉で書きましょう。
4．書いたあとに見返していない
ToDoリストを作っても、確認する習慣がなければ存在を忘れてしまいます。
朝の作業開始前、昼休みの後、仕事を終える前など、自分が確認しやすいタイミングを決めておくと使いやすくなります。
何度も確認する必要はありません。見る時間を一つ決めるだけでも十分です。
5．終わらない項目を残し続けている
何週間も残っている項目があると、現在必要な作業が見えにくくなります。
長く残っているものは、本当に必要なのか、今やるべきなのかを一度確認しましょう。
必要なら予定を決め直し、不要なら削除します。ToDoリストから消すことも立派な整理です。
ToDoリストを続けるための改善方法
ToDoリストがうまく機能していないときは、新しいアプリへ乗り換える前に使い方をシンプルにしてみましょう。
紙でもメモアプリでも構いません。使う場所より、迷わず確認できることのほうが大切です。
今日やるものだけを分ける
すべてのタスクを同じ場所へ並べるのではなく、今日取り組むものだけを別にします。
項目が少なくなるため、次に何をするか判断しやすくなります。
定期的にリストをリセットする
項目が増えすぎたら、一度リスト全体を見直しましょう。
まだ必要なものだけ残し、不要なものは削除します。古い項目をそのまま抱え続ける必要はありません。
管理方法を増やしすぎない
仕事はアプリ、買い物は紙、個人的な予定は別のメモというように管理場所が増えると、確認する場所も増えます。
できる範囲で一か所へまとめると、見落としを減らしやすくなります。
ToDoリストは完璧に管理しなくてよい
予定どおりに終わらない日があっても、ToDoリストが失敗したわけではありません。
急な仕事が入れば予定は変わりますし、思ったより時間がかかる作業もあります。そのときは、残った項目を翌日へ移すか、必要性を見直せば十分です。
毎日すべてにチェックを付けることより、今必要な作業が分かる状態を保つことを優先しましょう。
まずはToDoリストを短くしてみよう
ToDoリストが続かないときは、管理方法を複雑にする前に、現在のリストを見直してみましょう。
細かすぎる項目をまとめ、今日やるものを絞り、必要のない項目を削除します。
シンプルで見返しやすいToDoリストのほうが、毎日の作業には使いやすいことがあります。
完璧な管理を目指さず、自分が迷わず使える形を探していきましょう。
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