仕事中に「これはあとでやろう」と思ったまま、忘れてしまった経験はないでしょうか。
あとで対応すること自体が悪いわけではありません。問題なのは、いつやるのか決まっていない仕事が増えることです。
すぐに取りかかれない仕事は、無理にその場で終わらせるのではなく、あとから迷わず再開できる状態にしておきましょう。
「あとでやる」が増えると仕事を忘れやすくなる
「あとでやる」は便利な言葉ですが、それだけでは予定になっていません。
メールを読んで「あとで返信しよう」と思っても、別の仕事を始めれば意識から抜けることがあります。
さらに保留した仕事が増えると、「何か忘れている気がする」と気になり、目の前の作業へ集中しにくくなることもあります。
あとでやる仕事を減らす5つの考え方
すべての仕事をすぐ処理する必要はありません。
大切なのは、その場で対応しない仕事を曖昧なまま残さないことです。
1．すぐ終わるならその場で対応する
短時間で終わる簡単な確認や入力なら、その場で済ませたほうが管理する仕事を増やさずに済む場合があります。
ただし、「何でもすぐやる」というルールにすると、集中している作業が何度も中断されます。
今の仕事を止めても問題がないときだけ対応するくらいで十分です。
2．今やらない仕事は記録する
すぐに対応できない仕事は、ToDoリストやタスク管理ツールなどへ残します。
「覚えておこう」と頭の中だけで管理すると、別の情報が入ったときに忘れる可能性があります。
記録する場所は一つに決めておくと、あとから確認しやすくなります。
3．「あとで」ではなくタイミングを決める
「資料をあとで確認する」だけでは、いつ取りかかるのか分かりません。
「今日の15時に確認する」「明日の午前中に対応する」のように、具体的なタイミングを決めます。
時間まで決める必要がない仕事なら、「今日中」「金曜日まで」などでも構いません。
未来の自分が迷わない程度に決めておくことがポイントです。
4．次にやることまで書いておく
保留した仕事を再開するとき、「何から始めるんだっけ」と考えることがあります。
「企画書」だけではなく、「企画書の見出しを3つ作る」のように次の行動を書いておくと、再開しやすくなります。
作業全体を細かく分解する必要はありません。最初の一歩だけ具体的にすると十分です。
5．保留中の仕事を定期的に見直す
記録しても、そのリストを見なければ仕事は残ったままです。
仕事を始める前や終える前など、自分が確認しやすいタイミングで保留中の仕事を見直します。
すでに不要になった仕事があれば削除し、必要なものだけ残しましょう。
「今やる」と「あとでやる」をその場で決める
新しい仕事が入るたびに悩んでいると、それだけで時間を使います。
そこで、仕事を見たときに「今やる」「あとでやる」のどちらかを決める方法があります。
今やるならそのまま対応し、あとでやるなら記録してタイミングを決めます。
どちらにも決めず、頭の中だけで保留する状態を作らないことが大切です。
予定どおりにできなくても問題ない
対応する時間を決めても、急な仕事が入れば予定どおり進まないことがあります。
その場合は、改めて別の時間へ移せば構いません。
重要なのは、一度決めた予定を絶対に守ることではなく、仕事の存在が分からなくならないことです。
予定変更は失敗ではありません。できなかった仕事は放置せず、次にいつ対応するかを決め直せば十分です。
まずは「あとで」と思った仕事を一つ記録しよう
「あとでやる」を完全になくす必要はありません。
仕事をしていれば、その場では対応できないこともあります。
そんなときは、頭の中だけで保留せず、やることとタイミングを残しておきましょう。
まずは今日、「あとでやろう」と思った仕事を一つだけ記録してみます。
あとでやる仕事をなくすのではなく、忘れない形に変えることが、保留した仕事を増やさないコツです。
メタディスクリプション
仕事の「あとでやる」を減らす考え方を紹介。すぐ対応できない仕事を忘れないための記録方法や、取りかかるタイミングを決めるコツをまとめます。
パーマリンク
reduce-do-it-later-work
タグ
先延ばし、タスク管理、作業効率
挿絵の種類
挿絵1
「あとでやる」と頭の中だけで保留する場合と、記録して予定を決める場合を比較した図解。
左側は「あとでやる→別の仕事→忘れる」、右側は「記録する→タイミングを決める→対応する」という流れにします。
挿絵2
新しい仕事が入ったときの判断方法を示した図解。
中央に「新しい仕事」を配置し、「今やる」と「あとでやる」の2方向へ分岐。「あとでやる」側は「記録する→いつやるか決める」までをセットで表現します。
挿絵の挿入位置
挿絵1は「『あとでやる』が増えると仕事を忘れやすくなる」の強調ボックスの後。
挿絵2は「『今やる』と『あとでやる』をその場で決める」の最後の段落の後。
ALTテキスト
挿絵1：「あとでやる」と保留する場合と予定を決める場合の違い
挿絵2：新しい仕事を今やるかあとでやるか判断する流れ
コメント