仕事をしていると、資料を作りながらメールを確認したり、複数の作業を行き来したりすることがあります。
一度にいくつものことを進めると効率がよさそうに見えますが、作業によっては一つずつ終わらせたほうが進めやすい場合があります。
大切なのは、どちらか一方に決めることではありません。作業の内容に合わせて使い分けることです。
シングルタスクとマルチタスクの違い
シングルタスクとは、一つの作業に集中してから次の作業へ移る進め方です。
たとえば30分間は資料作成だけを行い、それが終わってからメールを確認するといった方法です。
一方のマルチタスクは、複数の作業を同じ時間帯に進める方法です。ただし、文章を書く途中でメールを確認するような場合は、実際には二つの作業を同時に処理しているのではなく、意識を何度も切り替えている状態になります。
複数の仕事を抱えていても、すべてを同時に進める必要はありません。集中が必要な作業は、一つずつ進めるほうが取り組みやすくなります。
集中が必要な作業はシングルタスクが向いている
文章作成や企画、数字の確認など、考える必要がある作業はシングルタスクと相性がよいでしょう。
途中で別の作業へ移ると、戻ってきたときに「どこまで進めたか」「次に何をするか」を確認し直す必要があります。
何度も切り替えるほど、その確認も増えていきます。
作業の区切りを決めて集中する
シングルタスクといっても、一つの仕事を終日続ける必要はありません。
「30分だけ資料を作る」「このページまで終えたらメールを見る」のように、時間や作業量で区切ると取り入れやすくなります。
終わりが見えない仕事でも、小さな区切りを作れば次の作業へ移りやすくなります。
通知を減らすと続けやすい
一つの作業へ集中したいときに、メールやチャットの通知が何度も届くと意識がそれやすくなります。
急ぎの連絡を常に確認する必要がなければ、集中する時間だけ通知を止める方法もあります。
すべてを遮断するのではなく、必要な時間だけ中断を減らすと考えましょう。
マルチタスクが使いやすい場面もある
マルチタスクが必ず悪いわけではありません。
待ち時間が発生する作業や、ほとんど考えなくてもできる作業を組み合わせると、時間を使いやすくなる場合があります。
たとえばファイルのダウンロードを待っている間に机を片付けるなど、片方の作業を止めても問題が起きない組み合わせです。
ただし、二つとも判断や集中が必要な仕事なら、同時に進めようとしないほうが分かりやすいでしょう。
作業を切り替える回数を減らす
仕事では、完全に一つの作業だけを続けられない日もあります。
そんなときはマルチタスクをゼロにしようとするのではなく、切り替える回数を減らすことから考えてみましょう。
メールやチャットをまとめて確認する
新しい連絡が来るたびに作業を止めるのではなく、確認する時間をまとめる方法があります。
たとえば午前中に数回確認するなど、自分の仕事に支障が出ない範囲でタイミングを決めます。
同じ種類の作業をまとめる
返信するメールが複数あるなら、一件ずつ別の仕事の途中で処理するより、まとめて対応したほうが流れを作りやすくなります。
データ入力、書類確認、ファイル整理なども同じです。
似た作業をまとめるだけでも、頭の切り替えを減らせます。
シングルタスクにこだわりすぎなくてもよい
集中して仕事をするために、すべての予定を完璧に分ける必要はありません。
電話や急な依頼が入れば、作業を中断しなければならないこともあります。
そのたびに「集中できなかった」と考えるのではなく、対応後に元の作業へ戻れれば十分です。
まずは30分だけ一つの作業に集中してみよう
シングルタスクとマルチタスクのどちらが効率的かは、作業内容によって変わります。
集中や判断が必要な仕事は一つずつ進め、待ち時間のある作業や簡単な作業は状況に合わせて組み合わせます。
まずは今日の仕事から一つ選び、30分だけほかの作業へ移らず進めてみましょう。
すべてを一度に進めるより、切り替えを減らして目の前の作業を終わらせることが、仕事をラクにするきっかけになります。
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