仕事を早く終わらせたり、面倒な作業を自動化したりすると、「ラクをしているだけでは？」と感じることがあります。
しかし、作業効率化の目的は、必要な仕事をやらなくすることではありません。時間や手間を減らしながら、必要な作業を進めやすくすることです。
同じ目的を少ない負担で達成できるなら、それも立派な仕事の工夫です。
作業効率化は「仕事をしないこと」ではない
作業効率化というと、できるだけ仕事を減らしたり、手間を省いたりするイメージがあるかもしれません。
実際には、不要な作業を減らし、本当に必要な仕事へ時間を使いやすくする考え方です。
たとえば、毎回同じ文章を入力しているならテンプレートを作る、何度も探しているファイルがあるなら保存場所を決めるといった方法があります。
作業そのものを放棄しているわけではありません。同じことを繰り返すムダを減らしているだけです。
ラクをすることに罪悪感を持たなくてよい
時間をかけて仕事をするほど頑張っているように見えることがあります。
そのため、短時間で作業が終わると「もっと何かしなければ」と感じる人もいるかもしれません。
しかし、同じ結果を得られるのであれば、わざわざ時間のかかる方法を選ぶ必要はありません。
10分で終えられる作業を30分かけて行っても、時間をかけたこと自体が成果になるわけではないからです。
早く終わった時間は、次の仕事や休憩に使っても構いません。
効率化で減らしたいのは「必要のない負担」
仕事には、どうしても時間が必要な部分があります。
考える時間、確認する時間、人と相談する時間などは、単純に短くすればよいものではありません。
一方で、同じ内容を何度も入力する、毎回ファイルを探す、決まった手順を一から考えるといった作業は、工夫できる場合があります。
繰り返す作業は仕組みにする
毎日のように行う作業は、手順を決めたりテンプレートを用意したりすると進めやすくなります。
一度仕組みを作れば、次回から考える時間を減らせます。
探す時間を減らす
必要な資料やファイルを毎回探しているなら、保存場所や名前の付け方を決める方法があります。
数分程度の違いでも、何度も繰り返す作業なら負担を感じにくくなります。
ツールに任せられる部分を任せる
予定の通知、定型的な計算、データの保存など、ツールへ任せられる作業もあります。
何でも自動化する必要はありません。自分が何度も面倒だと感じている部分から検討すると分かりやすいでしょう。
空いた時間を別の仕事で埋めなくてもよい
効率化によって30分早く仕事が終わると、その時間へ新しい仕事を入れたくなることがあります。
もちろん必要な作業があれば進めても構いません。ただし、空いた時間を毎回すべて埋めてしまうと、効率化しても負担が減りません。
少し休む、翌日の準備をする、予定外の対応に備えて余白を残すなどの使い方もあります。
余裕を作ることも、効率化によって得られるメリットの一つです。
効率化しなくてもよい作業もある
すべての作業を速くする必要はありません。
自分で考えることに意味がある仕事や、丁寧な確認が必要な作業では、時間を使ったほうがよい場合があります。
また、新しいツールを覚える時間のほうが負担になるなら、今までの方法を続ける選択もあります。
効率化は義務ではありません。今より少しラクになりそうなところだけ取り入れれば十分です。
「面倒だな」と感じる作業から見直そう
作業効率化を始めるために、仕事全体を変える必要はありません。
まずは日々の仕事で、「またこの作業か」「毎回ここで時間がかかる」と感じるものを一つ探します。
テンプレートを作る、置き場所を決める、ショートカットを使うなど、小さな変更でも構いません。
効率化は頑張る量を増やすためではなく、必要のない負担を減らすためのものです。
ラクにできるところはラクにする。その分、必要な仕事へ集中したり、余裕を残したりする。
そんな使い方なら、作業効率化を無理なく続けやすくなります。
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